RODO a wynajem mieszkania

RODO a wynajem mieszkania
Marta Kulawik

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) weszło w życie 25 maja 2018 roku i dotyczy praktycznie wszystkich. W związku z obowiązującymi przepisami prawa, osoba wynajmująca mieszkanie może zadawać sobie pytanie – czy to mnie dotyczy? W dzisiejszym wpisie nakreślimy, jak przepisy unijne zmieniły sytuację dla właścicieli wynajmujących swoje nieruchomości.

KOGO OBOWIĄZUJE RODO?

Treść rozporządzenia jasno wskazuje, że jego przepisy dotyczą właściwie wszystkich rodzajów działalności gospodarczej, w której w jakikolwiek sposób przetwarzamy dane osobowe klientów. Definicja przedstawiona w artykule 4. RODO jasno określa, co rozumiane jest poprzez słowo „przetwarzanie”:

„przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

Będąc osobą wynajmującą mieszkanie mamy więc styczność z danymi osoby najmującej od nas lokal i w jakiś sposób je zawsze przetwarzamy. RODO wskazuje jednak, że jego przepisy nie mają zastosowania, jeśli podmiot przetwarzający dane jest osobą fizyczną i wykonuje tę czynność na użytek osobisty i domowy.
Co to oznacza dla wynajmujących mieszkania? Otóż jeśli prowadzimy działalność gospodarczą – musimy spełniać wymagania przedstawione w RODO. Jesteśmy poniekąd „zwolnieni” z tego obowiązku, jeśli nie prowadzimy działalności gospodarczej i przetwarzamy dane osobowe w ramach czynności o czysto osobistym charakterze.

OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z RODO DLA WYNAJMUJĄCYCH MIESZKANIE

Niedopełnienie obowiązków wynikających z rozporządzenia może mieć bardzo dotkliwe skutki (włącznie z karami finansowymi). To wynajmujący mieszkanie wykazuje przed urzędem, że posiada podstawy do przetwarzania danych, jak: konieczność wystawienia faktury, sporządzenie umowy czy rozliczenie księgowe.

Zgodnie z treścią rozporządzenia należy dbać o poufność i prawidłowość przetwarzania danych. Jeśli posiadamy stronę internetową, na serwerze której przechowujemy dane klientów, musimy od każdego klienta otrzymać zgodę na takie przetwarzanie jego danych. Obowiązkiem właściciela lokalu jest dobieranie zaufanych podmiotów przetwarzających dane klientów. Firmy hostingowe lub księgowe, które mają dostęp do danych klientów, powinny być dobierane na podstawie zaufania i spełniania norm przechowywania danych.

Wynajmujący mieszkanie powinien także przedstawić celowość przechowywania danych (rozliczanie faktur, przesyłanie nowych ofert etc.), jakie dane i w jakim zakresie są przetwarzane oraz jakie prawa przysługują klientowi. Powyższe informacje mogą być zawarte w formie dokumentu dołączonego do umowy najmu lub jako klauzula wchodząca w jej skład.

Prawa najemcy:

  • prawo do informacji o przetwarzaniu swoich danych,
  • prawo dostępu do swoich danych,
  • prawo sprostowania błędnych danych,
  • prawo do przenoszenia danych do innego administratora (podmiotu przetwarzającego dane),
  • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania, korespondencji przez newsletter etc.),
  • prawo do bycia zapomnianym (usunięcia danych – należy wskazać drogę kontaktu w celu dokonania tej czynności).

CZYTAJ TAKŻE – WYNAJEM MIESZKANIA A OBOWIĄZEK MELDUNKOWY

ZASTOSOWANIE RODO PRZY UMOWACH WYNAJMU MIESZKANIA

Temat RODO jest bardzo złożony i jego założenia powinniśmy dokładnie przeanalizować, a następnie dostosować je względem specyfiki naszej działalności. Nie wystarczy załączenie informacji na naszej stronie internetowej. Należy przeanalizować swoją działalność i na podstawie uzyskanych informacji dostosować sposób przetwarzania danych osobowych tak, by spełniał warunki stawiane przez Unię Europejską.

Pamiętaj również o klarownym informowaniu swoich klientów, jakie dane są przetwarzane i jakie prawa im przysługują. Skorzystaj również z porad profesjonalnego biura nieruchomości Re/Max Gold. Nasi specjaliści pomogą Ci uporządkować wiedzę oraz wprowadzić niezbędne elementy wymagane przez RODO.